Noel Leautaud
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Règlement intérieur
Règlement intérieur
Version corrigée du 15 Mai 2021
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Le présent règlement intérieur a pour but de compléter les dispositions prévues aux statuts de l'association en régissant notamment les modalités d'occupation et de gestion de la maison d'accueil. L’utilisation de la maison de l’association Noël Léautaud n’est ni une location ni une occupation à titre onéreux. Elle est gratuite pour les adhérents. La participation demandée n’est destinée à couvrir que les frais de fonctionnement de la maison (électricité, assurances, taxes foncières, etc...) ainsi que quelques frais et travaux d’amélioration des conditions de vie de ses utilisateurs. En contrepartie, dans l’esprit de l’association, il est demandé aux adhérents de contribuer physiquement et collectivement aux différents petits travaux qui sont régulièrement listés par les membres du bureau et affichés chaque année dans la salle à manger de la maison 1) Les différents types de séjour : Dans un souci de permettre à chaque utilisateur de la maison de s'y trouver dans le contexte qui lui convient le mieux, il est institué différentes catégories de séjours: Les modalités de participation financière pour chaque catégorie de séjour sont définies au chapitre 3. La maison n’est pas officiellement ouverte au public, son utilisation est soumise à la présence au moins d'un membre fondateur ou d’un membre actif. Le séjour a lieu dans ce cas sous son entière responsabilité. a) les séjours-chantiers Tant que la maison n'est pas complètement aménagée sur le plan technique (maçonnerie, électricité, plomberie, aménagements, etc…) des séjours spécifiquement consacrés à des chantiers sont organisés par le conseil d'administration. Ces séjours sont prioritaires sur tous les autres types de séjours. b) les séjours-associatifs ouverts En dehors de périodes de séjours-chantiers tout membre de l'association peut demander à utiliser la maison sous forme de séjour-associatif ouvert. C'est à dire que plusieurs membres de l'association peuvent utiliser simultanément la maison jusqu'à concurrence du nombre de couchages. L'organisation des repas peut alors être collective ou individuelle. La cohabitation et le respect des différences est dans ce cas une règle de base. C’est pourquoi l’organisation d’un séjour-associatif ouvert est placée sous l’autorité d’un membre actif de l’association. Son rôle principal est de veiller à l’harmonie du groupe. c) Les séjours-associatifs bloqués Lorsqu'un groupe d'adhérents souhaite utiliser la maison à son rythme propre et sans présence partagée avec d'autres utilisateurs, il a la possibilité de réserver un séjour-associatif bloqué. Dans ce cas c'est l'ensemble de la maison qui est réservée et les autres adhérents ne peuvent pas l'utiliser. Seuls les administrateurs ont la faculté d’y effectuer des passages mais sans la possibilité d’y séjourner. d) modalités de réservation Tout utilisateur de la maison doit au préalable effectuer une réservation. Il pourra faire sa réservation sur le site internet dédié à la maison ou bien par téléphone par courrier ou par email auprès d’un membre du bureau ou directement auprès de la personne responsable des réservations désignée par le bureau. Si la réservation est faite auprès d’un membre du bureau, elle ne deviendra définitive qu’après validation par le responsable des réservations. En cas de conflit de dates l'ordre de priorité est le suivant: - séjour chantier - séjour associatifs bloqué - séjour associatifs ouvert - priorité des réservations par ordre d’arrivée Le responsable des réservations doit tenir informé en temps réel le bureau de l'association de toute nouvelle réservation et mettre à jour le site internet Tant que le bureau n’est pas informé d’une réservation, la maison est réputée libre. e)cahier de présence Le cahier des présences doit être rempli par tous les participants à chaque séjour quelle que soit sa catégorie. Le cahier des présences se trouve en permanence à disposition dans la salle de la cheminée au RDC L’introduction dans la maison d’une personne qui ne serait pas volontairement mentionnée sur le cahier de présence peut être une cause d’exclusion. A l’issue de chaque séjour quelle que soit sa durée et quel que soit le nombre de participants une feuille récapitulative du séjour (dénommée « fiche de synthèse » ) mentionnant la liste exhaustive des participants, les modalités de règlement et les dates doit être renseignée et transmise avec le règlement complet du séjour. 2) Les utilisateurs de la maison a) le statut d'adhérent Est adhérent toute personne à jour de sa cotisation, simple, en couple, ou en qualité de bienfaiteur. (voir modalités d'adhésion chapitre 3 et définition des différents membres dans la charte) b) l'encadrement des groupes Les groupes doivent être encadrés par un membre du conseil d'administration ou un membre fondateur ou un membre adhérent d’au moins deux ans d’ancienneté. Chaque participant du groupe doit impérativement être adhérent à l'association à son entrée dans la maison. c) le cas des enfants Les enfants mineurs n'ont pas le statut d'adhérent mais ils ne peuvent être hébergés dans la maison qu'en présence de leurs parents ou placés sous la responsabilité personnelle et écrite d'un adulte adhérent. Chaque adulte adhérent ne peut être désigné comme responsable de plus de trois enfants. 3) Modalités financières a) Les adhésions Le montant de l'adhésion est fixé chaque année par l'assemblée générale de l'association. Elle définit une cotisation de base (initialement fixée à 20 Euros pour les personnes physiques, 20 Euros pour les couples et au delà pour les membres bienfaiteurs) b) les frais de déplacement Sur le principe général, les frais de déplacement ne sont pas payés aux bénévoles de l'association qui participent à des séjours de chantiers sauf exceptions dans le cas de personnes dont les ressources financières sont peu élevées et pour lesquelles le coût du déplacement jusqu'à Barcelonnette représente une dépense importante. Seul le bureau de l’association est habilité à accepter la prise en charge de ces frais. Cependant, les participants à des séjours-chantiers peuvent aussi demander à ce que leurs frais de déplacement soient comptabilisés sous forme de don à l'association. Dans les deux cas précédents les membres concernés doivent remplir une fiche de déplacement jointe au présent règlement intérieur. Les séjours associatifs ne peuvent pas faire l'objet d'une déclaration de frais de déplacement. Ils ne peuvent être ni remboursés, ni considérés comme dons. c) les justificatifs fiscaux Le trésorier est chargé de la validation des frais de déplacement des adhérents, de les enregistrer en entrée et en sortie pour ceux qui sont considérés comme dons et de les rembourser par chèque à ceux qui en souhaitent le remboursement (après accord du CA). Les frais de séjours-associatifs (PAF) ne sont pas considérés comme des dons Le trésorier établit en fin d'année un justificatif fiscal pour les adhésions et les frais de déplacement considérés comme dons au-delà d’un montant de 20€. Ce justificatif n'est pas systématique. Il doit être explicitement demandé au trésorier. d) les achats de matériel/matériaux Les achats de matériel ou de matériaux pour l'association ne peuvent être effectués que par les membres du bureau ou après accord du trésorier. Ils doivent être réglés avec le chéquier de l'association ou leur avance faite par celui qui procède à l'achat. Dans tous les cas le paiement ou le remboursement ne peuvent être faits que sur présentation du justificatif (facture ou autre). e) les frais d'hébergement -Les personnes participant à des séjours-chantiers ou à des séjours-associatifs sont soumis aux mêmes contributions financières aux frais d'hébergement et de fonctionnement de la maison. Elles sont soumises à une participation par nuit initialement fixée à 7 Euros par adulte. Les enfants en dessous de 14 ans sont exonérés. -Les groupes participant à des séjours-associatifs bloqués sont tenus de verser une participation par nuit globalement fixée à 120 Euros Les participations ne constituent en aucun cas le paiement d'une facture d'hébergement mais une simple indemnisation des différents frais de gestion de la maison (électricité, gaz, assurance, etc…).Elle ne peut être demandée à des personnes extérieures à l'association. Le règlement des séjours doit se faire immédiatement après la fin du séjour et être accompagnée de la fiche de synthèse du séjour. f) les frais de repas Pour les séjours-chantiers, les repas sont organisés par l'association sous la responsabilité de la personne en charge de l'intendance. Les factures d'achat des denrées sont réglées par l'association. Pour les séjours-associatifs chaque participant ou groupe de participants s'autogère sur le plan de la logistique et du coût des repas. g) Utilisation de la cheminée Compte tenu de la difficulté d’approvisionnement du bois pour la cheminée, les utilisateurs doivent soit apporter leur propre bois soit s’acquitter d’une participation financière de 1 euros par jour et par personne (ou apporter une contribution dans la cagnotte prévue à cet effet. h) Règlement des adhésions et des séjours Le montant des adhésions doit être payé avant toute utilisation de la maison et accompagné du bulletin d’adhésion dûment complété et signé. Le montant des participations aux séjours doit être réglé dès la fin du séjour (même si l’adhérent effectue plusieurs séjours dans l’année). Le paiement doit impérativement être accompagné de la fiche de synthèse du séjour dûment complétée.Tous les paiements doivent être effectués par chèque au nom de l’association (ou par virement sur le compte de l’association) et envoyés avec la fiche de synthèse à l’adresse précisée sur les bulletins d’adhésion 4) Utilisation pratique de la maison a) Les clés Seuls les membres du Conseil d'Administration sont chacun en possession d'une clé de la maison. Tout adhérent utilisant la maison doit la demander à l'un d'entre eux avant le séjour et la lui restituer après. Toute duplication de clés par un adhérent est une cause immédiate d’exclusion de l’association. Les membres du Conseil d’Administration doivent vérifier la capacité des personnes auxquelles ils confient les clés à utiliser la maison et à vérifier sa disponibilité. b) Rangement propreté Tout groupe ou participant quel que soit son statut est tenu de faire la propreté totale des lieux lorsqu'il quitte la maison: - balayer et passer la serpillière dans toutes les pièces de vie de du rez-de-chaussée et du premier étage (salle-à-manger, cuisine, hall d'entrée, WC, douches, couloir et cage d'escalier) - balayer les dortoirs et chambres utilisés pendant la durée du séjour - ranger les lits correctement. Plier les couvertures et les placer dans les coffres de rangements placés sous les lits. Remettre en place les couvre-lits - Laver tout le matériel de cuisine utilisé et le ranger dans les placards. - laisser l'évier, les bacs à douche, cuvettes de WC et les lavabos propres (ne pas utiliser de javel pour cause de fosse septique) - ranger correctement tables et chaises de la salle-à-manger (chaises empilées) - vider les poubelles (cuisine et salles d’eau) et remplacer les sacs correspondants) - Emporter la poubelle du recyclage (containers à l’entrée de Barcelonnette) - nettoyer la cuisinière plaque de cuisson et fours (sans jamais utiliser de paille de fer ou de grattoir d’éponges pour ne pas rayer l’inox) c) les réserves alimentaires Le principe de l'association veut que toute personne arrivant de manière programmée ou improviste dans la maison puisse trouver le minimum nécessaire pour faire la cuisine ou prendre un petit déjeuner. Pour cela, un garde-manger est accessible aux usagers. Ils peuvent utiliser les denrées qu'il contient mais doivent avant de quitter la maison s'engager à remplacer ce qu'ils ont utilisé. (conserves, pâtes, farine, café, etc…). Chaque boîte ou paquet terminés doivent être remplacés par celui qui les a utilisés en dernier (sel, poivre, sucre, huile, etc…) même si ce n'est pas lui qui a utilisé le reste. d) Le gaz La cuisinière de la cuisine est alimentée par des bouteilles de butane de 20kg. C'est l'utilisateur qui constate qu'une bouteille est vide qui est chargé de la remplacer. Si ce remplacement ne peut avoir lieu avant le départ, l'utilisateur devra laisser un chèque de 20 euros au nom de l'association et mentionner que la bouteille est vide sur le cahier de liaison. e) la cheminée La cheminée peut être utilisée par les usagers de la maison à condition de respecter quelques règles élémentaires: Il est demandé : - d’apporter ou de remplacer le bois lorsqu’il est prévu d’utiliser la cheminée ou de participer à une opération collective « bois » en début de saison. - ne pas charger la cheminée trop haut (éviter les flammes trop grandes qui risqueraient de mettre le feu à la poutre) - ne pas brûler de plastiques ou de matières autres que le bois. - ne pas charger la cheminée juste avant l'heure du coucher (risques d'intoxication toujours possible) et mettre la grille de protection. - le bois coupé peut être utilisé mais il doit si possible être remplacé avant le départ (penser aux suivants) à défaut la participation financière de 8€ par jour est appliquée au groupe présent. - la cheminée doit être nettoyée le dernier jour du séjour (cendres vidées). f) l'électricité L'utilisation de la maison suppose celle de l'électricité. Les règles à respecter sont les suivantes: - A l'arrivée: enclencher le disjoncteur général qui est situé près de la porte d’entrée de la maison. – (Au départ disjoncter au même endroit.) - Au cours du séjour: - éteindre systématiquement les lumières inutiles. - Ne pas utiliser d'appareils défectueux - limiter le plus possible l'utilisation des convecteurs électriques En cas de panne: - le tableau général électrique se trouve dans le local technique en face du hall d'entrée - un tableau électrique secondaire se trouve dans le plus grand dortoir au 1 er étage ainsi qu'un autre dans la cuisine. - il est également possible mais exceptionnel que le disjoncteur situé au poteau du chemin d’accès ait sauté Les modalités de description des tableaux électriques font l'objet d'une fiche technique spéciale (n°1) annexée au présent règlement intérieur. g) l'eau, les vidanges Les modalités d'utilisation de l'eau et des vidanges font l'objet d'une fiche technique spéciale (N°2) annexée au présent règlement intérieur. h) le chauffe-eau Les modalités d'utilisation des chauffe-eaux font l'objet d'une fiche technique spéciale (N°3) annexée au présent règlement intérieur. Pour un groupe de 10 à 12 personnes un seul chauffe-eau doit être mis en service. Pour un groupe plus important le deuxième chauffe-eau peut être mis en service. En aucun cas les différentes vannes d’eau des deux chauffe-eaux ne doivent être manipulées. i) la pompe de relevage Les modalités d'utilisation de la pompe de relevage font l'objet d'une fiche technique spéciale (N°4) annexée au présent règlement intérieur. j) Cahier de liaison Il est institué un cahier de liaison qui doit rester en permanence à la maison. Tout événement concernant la vie de la maison doit y être consigné de manière à assurer une continuité de l'information entre les différents utilisateurs : - constat d'anomalie technique (électricité, eau, etc…) - passage ou visite d'une personne extérieure - bouteille de gaz vide (changée ou à changer) - matériel cassé (vitres, lits, verres, assiettes, etc…) - etc… i) Cigarettes Par souci de respect mutuel entre les adhérents, fumer à l'intérieur de la maison est strictement interdit dans la totalité des pièces. Le non respect de cette consigne est un cas d’exclusion de l’association. k) Animaux Par souci d’hygiène la présence des animaux est formellement interdite dans les dortoirs du 1 er étage et dans la cuisine. Elle est autorisée sous surveillance dans la pièce est du RDC et dans la salle commune.